Validation asynchrone et documentation de la préparation des préparations stériles à l’aide de caméras numériques.

Introduction : Afin de répondre aux différentes normes concernant les environnements stériles, la préparation des médicaments et la traçabilité des différentes étapes du circuit du médicament, le département de pharmacie du CHU Sainte-Justine a évalué la pertinence d’utiliser différentes technologies. Le code à barres et les caméras numériques ont été intégrés à différents processus. Le réaménagement physique de la pharmacie d’oncologie nous a permis de revoir le fonctionnement du secteur en modifiant des processus et en intégrant des technologies.

Évaluation des besoins : Lors de la consultation, les besoins suivants ont été identifiés : 1) nécessité de réduire au minimum et même d’éliminer la présence du pharmacien dans la salle stérile, 2) souhait de diminuer le nombre d’interruptions des pharmaciens et des assistants techniques, 3) souhait de diminuer le nombre d’appels des unités de soins pour connaître le statut d’une préparation et 4) nécessité de garder une trace à long terme des étapes de préparation d’une dose.

Évaluation des solutions disponibles et sélection de la solution optimale : Les caméras traditionnelles utilisées dans le cadre de la télévision en circuit fermé n’ont pas été retenues à cause de la faible résolution de telles solutions. Les installations de type PTZ (pan tilt zoom) n’ont pas été retenues, car elle demande l’intervention du pharmacien pour faire la mise au point sur la zone souhaitée et ne diminue pas les interruptions. Même si l’équipement choisi permet d’enregistrer le flux vidéo lors de la préparation, nous avons plutôt choisi l’enregistrement d’images fixes de haute résolution pour documenter les étapes de préparations. Ces images sont consultées ultérieurement pour validation par le pharmacien et associé à l’ordonnance du patient dans le but d’avoir une traçabilité complète. Finalement, l’utilisation d’un code-barre unique, conforme aux normes GS1 présent sur les seringues permet d’aviser les unités de soins que le médicament est prêt à la pharmacie ou qu’il a été remis au commis en consultant une page de l’intranet.

Description détaillée de la solution technologique : Nous devions choisir un type de caméra, des lentilles, un système de support, un moniteur pour l’assistant technique ainsi qu’un dispositif permettant de prendre des photographies. Deux logiciels ont aussi dû être développés, le premier permettant la prise de photographies par l’assistant technique et le second permettant d’aviser les unités de soins des médicaments prêts. Le logiciel de gestion du dossier pharmacologique (GesphaRx8) ainsi que le logiciel de gestion sans papier (NumeRx) déjà utilisé au département ont été mis à profit.
Camera numérique : Le modèle IQeye 702 permettant des captures d’images de 2 mégapixels. La caméra à une connectivité de type POE (Power over ethernet). Elle est autonome et ne nécessite aucun logiciel pour fonctionner. Il suffit de s’y connecter dans un navigateur à partir de son adresse ip.
Lentilles  : Selon les installations, des lentilles de 25mm ou de 35 mm ont été sélectionnées afin d’obtenir une zone à mise au point fixe acceptable.
Système de support de l’équipement sur les enceintes stérile s : Le matériel Ergotron et certaines pièces fabriquées à l’hôpital ont été nécessaires pour fixer sur les enceintes stériles sans toutefois avoir à les perforer.
Moniteur  : Un écran 19 pouces permet à l’assistant technique de confirmer la qualité de la photo qu’il a prise.
Dispositif permettant la capture d’image : une pédale USB permet la prise de photographies sans avoir à toucher un clavier.

Résultats : Depuis 2007, 71 408 étapes de préparations ont été documentées par le système mis en place. Nous estimons que le nombre d’interruptions a pu être diminué de 500 par semaines au satellite d’oncologie seulement. Des gains similaires ont été réalisés dans le secteur des préparations non stériles. En plus de ces gains quotidiens, le système a pu être utilisé pour documenter les numéros de lots soupçonnés d’être à l’origine d’une vague d’effets indésirables. Le système a aussi pu être utilisé pour documenter une erreur de préparation qui n’avait pas été détectée lors de la validation par le pharmacien. Plusieurs pharmaciens ont aussi apprécié pouvoir retourner voir une photo à la fin d’une journée chargée. Le système en cours de mise en place dans d’autres secteurs. Le concept développé par notre équipe est maintenant utilisé dans plusieurs hôpitaux au Québec. Quant à l’interface web permettant d’aviser l’unité de soin du statut de l’ordonnance, il a permis de diminuer de façon significative le nombre d’appels provenant des unités de soins.

Conclusion  : Nous avons mis en place, à peu de frais, des solutions permettant d’éliminer la présence du pharmacien dans la salle stérile, de diminuer le nombre d’interruptions et d’appels ainsi que d’améliorer la traçabilité.

Publications  

• Lebel D, Thibeault M, Bussières JF. Asynchronous Validation and Documentation of Sterile Compounding in a Hospital Pharmacy. CJHP 2010 ;63(4), 323-7.
• Lebel D, Ponton M, Racine MC, Bussières JF. Applications pratiques de la télépharmacie pour les préparations stériles de médicaments. Pharmactuel 2008 ; 41(1), 44-47.
• Lebel D, Bussières JF. Are You GS1-Compliant ? One Hospital Pharmacy’s Experience. CJHP 2010 ;63(4), 333-4.

Ressources
Caméra : www.iqeye.com
Pédale USB : www.delcom-eng.com
Support physique : www.ergotron.com
Logiciels GesphaRx8, NumeRx et GesCam : www.cgsi.qc.ca

Diapos D. Lebel